Как известно, чем больше команда, тем сложнее контролировать, кто сколько времени тратит на проект. Часто бывает так, что один сотрудник принимает участие одновременно в нескольких проектах. Отсюда возникает задача определения доли времени, затраченной на каждый из них, чтобы корректно рассчитать фактическую себестоимость и маржинальность проекта. С такой потребностью столкнулась компания «Юстас».

«Юстас» — федеральный системный интегратор, 13 лет на российском рынке. Компания работает с организациями различных отраслей и масштабов, которым важна устойчивая ИТ-инфраструктура и информационная безопасность; проектирует инфраструктуру под клиента, организует поставку оборудования и внедряет ПО.

В сентябре к нам обратились представители проектного офиса. Запрос был на автоматизацию процессов в управлении проектами, оптимизацию учета рабочего времени сотрудников. Также, одной из потребностей было упорядочивание работы HR-блока компании: от планирования собеседований и приема на работу до увольнения.

Проблема была в том, что раньше для согласования документов и обсуждения договоренностей использовались разные инструменты (почта, документы в файловых хранилищах и прочее) — это сильно замедляло работу. Благодаря автоматизации этих процессов сотрудники компании смогут заводить всю необходимую информацию по клиентам непосредственно в единую систему, что значительно сократит время на формирование заказов.

В рамках проектов сотрудникам часто приходится выезжать на территорию заказчика, поэтому одной из потребностей стало фиксирование и учет командировок.

«Выбирая из ряда отечественных систем, пришли к выводу, что именно ADVANTA предлагает комплексный подход к решению задач управления проектами: дает полную автоматизацию нужных нам процессов, помогает отслеживать занятость сотрудников, более прозрачно рассчитывать загрузку специалистов, отслеживать экономические показатели проектов».

Специалисты ADVANTA начали внедрение с полноценного предпроектного исследования, в рамках которого сформировали техническое задание, уточнили все требования, в том числе определили решения, которые будут использованы.

В планах компании — организовать структуру для учета фактических часов пользователей в разрезе основного и сверхурочного времени, а также структуру хранения финансовой информации по проектам. Также планируют настроить отчет о доступности ресурсов с индикацией перегрузок, отчет о движении денежных средств с информацией по фактическим платежам и расходам. Плюс возможность учета командировок и ведения бюджета в разрезе план-факт, расчет маржинальности проекта с учетом трудозатрат и разграничения прав доступа к функциям системы.

Решение позволит учитывать фактические трудозатраты с пересчетом в бюджет и сбалансировать загрузку по ресурсам, а также взять под контроль расчет себестоимости проекта.

Завершить внедрение планируется первом квартале 2024 года.