Компания МТС смогла перевести все акты МХ-1 и МХ-3 в электронный вид с сервисом ЭДО Контур.Диадок. Это значительно упростило документооборот со складами ответственного хранения. В новости рассказываем о том, как реализовывался проект, и как пример МТС может помочь в развитии любого бизнеса.

История внедрения ЭДО в МТС

МТС — digital-холдинг, компания давно взяла курс на оцифровку документооборота с контрагентами, партнерами и клиентами. Сегодня в МТС работа с документами обеспечивается собственной системой DocFlow и интегрированными учетными системами OeBS и 1С.

Интеграция складских форм

МТС включает в себя бизнес в сферах телекоммуникаций, финтеха, медиа, IT и ритейла. Большой пул контрагентов поставляет группе компаний оборудование и товары, которые МТС аккумулирует на складах ответственного хранения. В рамках оцифровки бизнес-процессов перед холдингом в том числе встала задача по наладке электронного документооборота со складами.

Ранее компания интегрировалась с учетными системами складских операторов через сервис EDI. Это автоматизированный обмен стандартизированными электронными сообщениями между бизнес-партнерами.

Технология позволила ускорить процесс и проводить цепочку «заказ ― подтверждение отгрузки ― приемка» без ошибок на стороне каждого участника товарооборота. Но при этом невозможно было получить итоговый документ, подписанный с двух сторон и сохраненный в неизменном виде в системе. Поэтому МТС приняла решение о полном переводе складской документации в электронный вид.

Для складских МХ-форм в Контур.Диадоке создали XML-формат документа. МТС на своей стороне дополнительно доработала его для бесшовной интеграции во внутренние IT-системы.

В Контур.Диадоке акты МХ подключаются в виде опции «Свои типы документов» (СТД). После активации функциональности пользователи могут:

• Автоматически обрабатывать акты. Выгружать данные из электронного документа сразу в учетную систему
• Находить нужные документы по запросу. В поиске по типу документа становятся доступны акты МХ
• Выгружать документы для представления в ФНС. МХ-1 и МХ-3 можно представить в электронном виде через любую систему отчетности

Результаты проекта

За 6 месяцев реализации проекта по переводу актов МХ-1 и МХ-3 в электронный формат МТС настроила быстрый поиск складских документов в системе, автосверку и автоприкрепление ссылки на документ к транзакции.

Сейчас ежемесячный объем складских МХ-форм в Группе МТС — около 14,5 тысяч документов. Все они полностью переведены в электронный вид.

• 100% входящих и исходящих актов МХ направляются в системе ЭДО без участия человека.
• На ЭДО перешли 100% складов ответственного хранения, которые работают с актами МХ.
• Перевод складов на обязательное использование актов МХ в электронном виде позволил сократить трудозатраты на 30%.
• Внедрение ЭДО позволяет МТС экономить на одном складском документе порядка 65 рублей.
• МТС победила в ежегодной премии Диадока «ПРО ЭДО — 2022» в двух номинациях «Про оптимизацию: новый уровень технологичности и результатов» и «Про признание: лучший проект по мнению бизнес-сообщества».

Константин Архипов, руководитель проекта Docflow в «МТС Диджитал»: «Несмотря на масштабность перехода на ЭДО на рынке, оцифровка взаимодействия со складами остается одним из самых востребованных сценариев. Наш кейс будет полезен всем компаниям и предпринимателям, кто взаимодействует с поставщиками: готовой продукции или оборудования — не важно. Уверен, наш опыт бесшовной автоматизации этого внутреннего процесса сможет помочь в организации электронного документооборота в компаниях любой отрасли, численности и масштаба».

Задачи следующих этапов перехода

Сейчас МТС дорабатывает бизнес-процессы компании и складских операторов, чтобы перевести в электронный вид и другие документы. Среди них:

• М-11 — накладная на перемещение
• М-8 — накладная на отгрузку в монтаж
• М-4 — приходный ордер и прочие

Оцифровка этих документов поможет дополнительно упростить взаимодействие со складами.

МТС также планирует тиражировать проект по отправке складских документов через ЭДО на дочерние компании. Например, в дальнейшем реализовать электронные акты МХ в ERP-системе розничной сети (салонах связи МТС) с возможностью подписывать документы.

Андрей Лещинский, руководитель отдела в центре по работе с федеральными клиентами в Контур.Диадоке: «В Контур.Диадоке работа с актами МХ — это дополнительная функциональность, которую подключают компании с объемом складских документов больше 100 в месяц. Она помогает автоматизировать процессы: массово создавать акты в сервисе, быстро находить их по типу, следить за статусом и выгружать данные в учетную систему. Это сокращает время на поиск документов, упрощает внутренний учет и контроль подписания. А результаты МТС говорят о том, что перевод складских документов в электронный вид эффективен и востребован на рынке».