Сервис Контур.КЭДО одним из первых в России обновил функциональность с учетом требований трудового законодательства к форматам кадровых электронных документов. Контур собрал аналитику по переходу на формализованные кадровые документы в промежутке с марта по июнь 2023 года.

Сервис КЭДО удалось адаптировать в короткие сроки — он стал автоматически конвертировать кадровые документы в формализованный вид сразу в марте. Клиенты узнали о новых требованиях из обучающих вебинаров и инструкций, а с вопросами пользователям помогали специалисты техподдержки.

За три месяца пользователи в среднем отправляли 60% кадровых документов в формализованном виде. По данным пяти крупнейших клиентов Контур.КЭДО, к началу июня 95% всех электронных документов создавались в актуальных форматах.

Евгения Яговцева, руководитель группы проектного внедрения Контур.КЭДО: «Переход на формализованные документы в сервисе проходит динамично, даже с учетом того, что Минтруд еще не выдвинул перечень последствий для тех, кто не соблюдает единые требования к форматам. В мае клиенты стали создавать в системе 67% электронных кадровых документов от общего объема в актуальном виде — это на 17% больше по сравнению с мартом. Мы прогнозируем дальнейший рост, когда у бизнеса появится четкая мотивация переходить на установленные форматы. Наша команда ждет информации о последствиях несоблюдения единых требований, чтобы вовремя предупредить клиентов о возможных штрафах и санкциях за отправку неформализованных документов».

Как отметила Евгения Яговцева, российское законодательство еще не полностью описывает порядок ведения КЭДО. Эксперт Контура обратила внимание на вопросы, связанные с хранением электронных документов, — для них пока нет решений в нормативно-правовой базе:

• Способ фиксации уничтожения электронных документов.
• Формат передачи документов в государственный архив при ликвидации организации.
• Необходимость уведомлять участников документооборота об уничтожении электронного документа после истечения срока его действия.

Возможно, эти вопросы решит принятие законопроекта об электронных архивах — он вносит изменения в 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Проект закона прошел первое чтение в Госдуме весной прошлого года и пока находится на промежуточной стадии перед вторым и третьим чтением.