HR-специалисты компаний-членов АРПП «Отечественный софт» поделились собственным опытом автоматизации процесса найма сотрудников.

62% российских компаний считают, что автоматизация повышает кадровую эффективность. В 42% организаций HR-процессы до сих пор не автоматизированы. Такие данные приводятся в исследовании «МТС Линк» и hh.ru о цифровизации и автоматизации HR-процессов в России с участием 388 респондентов из компаний различного размера, пишет Comnews. Анализ показывает, что среди микропредприятий (с менее чем 50 сотрудниками) полностью вручную работают 52%, в то время как 72% крупнейших компаний (с более чем 3000 сотрудников) используют автоматизацию.

Елена Калацей, директор по персоналу компании «Киберпротект», считает автоматизацию HR-процессов не только удобным, но даже необходимым шагом в индустрии.

– Это снижает нагрузку с сотрудников HR-команды, а, во-вторых, снижает риск ошибки, связанной с человеческим фактором, если говорить, например, об аналитике или расчётах.

Если какой-либо процесс невозможно автоматизировать полностью, то можно минимизировать ручной труд с помощью таких инструментов, как формы опросов, сводные таблицы и формулы — в общем, доступный и знакомый многим функционал.

Илья Назаров, генеральный директор ООО «Диджитал Маркетс», рассказывает об удобстве цифровизации этапа адаптации новых сотрудников с помощью технологий ИИ, в частности, GPT.

– Это позволяет получать преимущества, в том числе, в части широкого функционального развития и постоянного обновления. Так, например, сотрудник получает не только информацию о кейсах компании, но и о технологиях, использованных при решении той или иной задачи, их плюсах и минусах.

Анна Мельник, руководитель HR-департамента ПИКС Роботикс, также делится опытом автоматизации процесса онбординга.

– Робот отправляет заявку в техническую поддержку на подготовку учетной записи для новых сотрудников, автоматически ставит в календарь напоминания для HR-менеджеров о том, что с новым сотрудником нужно провести встречи и собрать обратную связь, а также уведомляет менеджеров об окончании испытательного срока сотрудника.

Другой робот собирает отзывы о компании из сети. Каждый день он отслеживает определенный список сайтов-отзовиков. При появлении новых отзывов робот парсит оттуда нужные данные и складывает их в Excel-таблицу, а также уведомляет HR-менеджера о новых отзывах.

Анна Мельник называет HR-подразделение зачастую самым загруженным в компании. Поэтому автоматизация с помощью программных роботов очень важна. Однако не весь процесс поиска и адаптации новых кадров можно автоматизировать. По мнению Анны Мельник, есть случаи, когда лучше не использовать технологии, а взаимодействовать с соискателями вживую. Например, финальный этап собеседования не всегда удобно проводить по видеосвязи.

– Финальное собеседование может быть онлайн, но для двух позиций мы делаем исключения и всегда встречаемся очно. Это специалисты, которые тесно работают с клиентами: менеджеры по продажам, аккаунт-менеджеры и BDR. Перед приемом на работу нам важно встретиться с ними лично, чтобы оценить стрессоустойчивость кандидата. Также очные собеседования обязательны для позиций топ-менеджмента. Нам важно оценить, насколько человек подходит под нашу корпоративную культуру и стиль управления.

Дмитрий Серый, заместитель директора и соучредитель компании VINTEO, разделяет мнение об удобстве автоматизации рутинных HR-процессов, но и сопутствующих сложностях их повсеместного внедрения.

– Например, у нашей компании узкий сегмент разработки профессиональных решений видеосвязи, специалистов с нужными навыками и компетенциями на рынке немного, подбор таких кадров осуществляем "ювелирно", в том числе, по рекомендациям. Ставку делаем на личное общение по видеосвязи и тестовые задания.

Юлия Мельчугова, руководитель направления подбора персонала СКБ Контур, рассказывает о своем опыте использования ИИ-технологий, больших языковых моделей (LLM), умных чат-ботов и голосовых роботов при подборе кандидатов.

– В HR-направлении автоматизирован или переведен в электронный вид целый ряд процессов: от подбора кандидатов до аналитики. Для проверки документов используются технологии компьютерного зрения, а кадровый документооборот полностью переведен в электронный формат.

Использование электронного документооборота существенно снижает риски потери документов и утечки персональных данных, а также сокращает трудозатраты специалистов по подбору персонала, отмечает Юлия Мельчугова. Кандидаты получают на почту приглашение в сервис КЭДО, самостоятельно заполняют документы, подтверждают личность на портале Госуслуг и получают электронную подпись, которой подписывают документы о приеме на работу.

Дарья Сухова, Lead HR АСКОН, заявляет, что АСКОН также уходит от ручных HR-процессов.

– Поиск и найм сотрудников перевели в CRM, процессы ведем в облачном решении, резюме обычно не распечатываем. Стремимся работать в одном информационном поле, вести все процессы в единых корпоративных системах. Прием сотрудников тоже стараемся везде автоматизировать.

Другие процессы пока сложнее поддаются технологизации, комментирует Дарья Сухова.

Эксперты Ассоциации подчеркивают важность автоматизации HR-процессов в современных российских компаниях. HR-специалисты компаний АРПП утверждают, что использование технологий снижает нагрузку на HR-подразделения, исключает ошибки из-за человеческого фактора и повышает эффективность бизнеса в целом.