За последнее десятилетие электронный документооборот в России стал нормой. Сегодня более 60% счетов-фактур оформляются в электронном виде, а крупный оператор ЭДО за год обрабатывает около 1,5 миллиарда документов. В цифровую форму переводится не только «первичка», но и договоры, финансовая и кадровая документация. За несколько лет крупное предприятие накапливает в корпоративных системах миллионы электронных документов.
Вот тут и возникает коллизия. С одной стороны, законодательство позволяет отказаться от бумаги в абсолютном большинстве бизнес-процессов. С другой, до сих пор нет достаточной нормативной базы, регламентирующей долгосрочное хранение электронных документов. Иначе говоря, устанавливающей способы сохранения их юридической значимости на горизонте более 15 лет.
Почему это важно?
Документы долговременного хранения могут потребоваться при судебных спорах, например, с контрагентами или бывшими сотрудниками. Некоторые виды документов через много лет нужно будет передавать в государственные или ведомственные архивы.
Малый бизнес склонен недооценивать важность проблемы и часто полагается на облачные сервисы (например, на оператора ЭДО или решение для кадрового документооборота). Это ошибка – если заглянуть в типовые договоры с такими сервисами, обязательств по долгосрочному хранению документов в них не найдётся.
Средний и крупный бизнес всерьёз задумывается о будущих рисках. В прошлом году мы провели исследование автоматизации архивных процессов и опросили более 40 крупных предприятий. Большинство респондентов (59%) назвали недостаточное и неясное законодательство главной проблемой при внедрении электронного корпоративного архива.
Текущая ситуация
Существует единственный «высокоуровневый» правовой акт, закрепляющий правила обработки электронных документов. Это ФЗ-63 «Об электронной подписи», декларирующий, что электронный документ (подписанный квалифицированной усиленной электронной подписью, УКЭП) приравнивается к бумажному (подписанному собственноручно). Вот только собственноручная подпись не имеет «срока годности», а обычная УКЭП, которой сегодня подписывают абсолютное большинство документов, действует не более года.
Если говорить точнее – действует до истечения срока сертификата ключа, которым подписан документ (он-то и выдаётся на год). То есть документ, подписанный сегодня, может стать недействительным через месяц, неделю или буквально завтра, если сертификат устареет на следующий день. Чтобы предъявить документ в суде, придётся собирать дополнительные доказательства того, что он действительно был подписан и что его содержимое не менялось.
Метка времени
К счастью, в ФЗ-63 есть важная оговорка: документ также считается действительным, если сертификат подписи был действителен «на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа)». Такую достоверную информацию может гарантировать усовершенствованный формат подписи с использованием метки доверенного времени.
Сам закон даёт только краткое определение метки времени. В части порядка работы с ней ФЗ-63 отсылает к подзаконным актам: приказу Минцифры России от 06.11.2020 № 580 «Об утверждении порядка создания и проверки метки доверенного времени», ряду других приказов Минцифры и ФСБ.
Вроде бы всё хорошо… но метка времени тоже не вечна. Она действительна не более 15 лет – это время жизни сертификата сервиса, устанавливающего метку времени. А что делать с документами, которые нужно хранить дольше 15 лет, совершенно не понятно.
На перепутье
Не понятно, правда, только в смысле регуляторики, ведь имеется ряд вполне удовлетворительных технических решений, проверенных на практике. Прежде всего – так называемая перештамповка, то есть периодическое продление действительности подписи путём нанесения новых меток времени.
Второй путь предполагает создание доверенной среды хранения. В ней обеспечиваются организационные и технические средства, не позволяющие создавать недостоверные копии документов.
Наконец, имеется решение, сформулированное в законопроекте № 1173189-7 (так называемом Законе об электронном дубликате, который с 2021 года находится на рассмотрении в Госдуме). Законопроект предлагает вполне разумное и универсальное решение – создавать электронные дубликаты устаревающих документов при помощи специальных сертифицированных сервисов.
Проблема в том, что эти подходы требуют совершенно разной технической реализации. Более того, реализация любого из них требует существенных инвестиций, а предугадать, какое решение в итоге будет принято на официальном уровне, сейчас невозможно.
Что делать сегодня?
Документы со сроком хранения менее 15 лет достаточно подписывать не обычной УКЭП (формата CAdES-BES), а усовершенствованной подписью с меткой времени (формата CAdES-X Long). Это позволит автоматически проверять действительность сертификата в течение всего срока хранения.
В отношении документов со сроком хранения более 15 лет однозначные рекомендации, к сожалению, пока дать сложно. Если документы должны передаваться в государственные и ведомственные архивы, стоит проконсультироваться с конкретным учреждением. Нам известно, что несколько региональных архивов уже реализовали технологии долгосрочного хранения электронных документов и соответствующие протоколы их получения от организаций.
Для остальных документов долговременного хранения обязательна усовершенствованная подпись с меткой времени, и весьма желательна «перештамповка» (наиболее универсальное и легко реализуемое решение). Прежде всего нужно проверить, способны ли это обеспечить прикладные системы, в которых подписываются электронные документы. Практика показывает, что зачастую в результате такой ревизии в компании появляется единый архив долговременного хранения.
Поддержка УКЭП с меткой времени не гарантирует сохранения юридической значимости документа на срок свыше 15 лет. Но она даёт почти 100-процентную уверенность, что за это время появится надёжная нормативная база, вендоры успеют разработать необходимые программные продукты, а владельцы больших массивов электронных документов – внедрить соответствующие прикладные системы.
Возврат к списку