«Лемана ПРО», российская компания в сфере розничной торговли товарами для строительства, ремонта и обустройства дома, автоматизировала полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями на платформе ELMA365 CSP. В результате максимальный срок оформления МЧД сократился на 98% — с двух недель до одного часа.
До начала проекта работа с МЧД была распределена между кадровой системой, ITSM и корпоративной СЭД. Часть данных переносилась вручную, единого реестра доверенностей не было, а информация о кадровых изменениях могла поступать с задержкой. В результате оформление МЧД занимало от трех дней до двух недель, около 30% доверенностей приходилось переоформлять из-за ошибок при вводе данных.
На базе ELMA365 CSP компания запустила систему Digital Signature, которая охватывает полный жизненный цикл МЧД: от подачи заявки и согласования полномочий до формирования доверенности, подписания, регистрации в распределенном реестре ФНС и последующего отзыва.
Решение интегрировано с кадровой и ITSM-системами, операторами электронного документооборота и внешними сервисами. Кадровые события могут автоматически инициировать соответствующие процессы управления МЧД, например отзыв полномочий при увольнении сотрудника. При этом персональные данные не дублируются в Digital Signature, а поступают из кадровой системы непосредственно при формировании доверенности.
Через Digital Signature сотрудники работают с семью типами заявок: помимо выпуска и отзыва МЧД, в системе можно запросить электронную подпись и доступы к государственным информационным системам. Для управления полномочиями также созданы единый реестр доверенностей, матрица полномочий и каталог государственных порталов.
«Для крупной распределенной компании МЧД — это часть инфраструктуры ежедневных бизнес-процессов. У нас доверенности используются примерно в 200 направлениях: при работе с контрагентами, государственными системами, электронной отчетностью и торгами. Поэтому задача заключалась в том, чтобы сделать управление полномочиями быстрым и контролируемым: сотрудник должен своевременно получать необходимые права, а компания — понимать, какие полномочия действуют, кому они выданы и когда должны быть отозваны», — отметил Виктор Киселенко, юридический директор «Лемана ПРО».
По итогам проекта максимальный срок оформления МЧД сократился с двух недель до одного часа. Автоматический обмен данными устранил необходимость их ручного переноса между корпоративными системами и один из основных источников ошибок, из-за которых ранее около трети доверенностей требовали переоформления. Компания также получила централизованный контроль актуальных полномочий сотрудников и их своевременного отзыва при кадровых изменениях.
«Для крупных компаний работа с МЧД давно выходит за рамки выпуска самой доверенности. Полномочия связаны с кадровыми событиями, электронной подписью, доступами к государственным системам и корпоративным документооборотом. В проекте «Лемана ПРО» готовое решение ELMA365 «Управление МЧД» стало основой для более широкого сервиса Digital Signature. В результате один регуляторный сценарий вырос в полноценную систему управления электронными полномочиями сотрудников», — прокомментировала Наталия Долженкова, исполнительный директор ELMA.
«Лемана ПРО» планирует продолжить развитие Digital Signature, расширяя сценарии работы с МЧД, электронной подписью и интеграции с корпоративными и внешними информационными системами.
Возврат к списку