Многопрофильный холдинг PIR Group автоматизировал договорную деятельность на платформе ELMA365 CSP. Проект реализован партнёром BPM-EXPERT.
PIR Group специализируется на работе в сфере спецтехники и горнодобывающей промышленности: техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию спецтехники, логистика, поставка крупногабаритных шин, торговля полезными ископаемыми. Компания развивает пять направлений бизнеса одновременно, и по мере роста договорные процессы стали требовать больше времени и ручной работы: согласование документов проходило с участием нескольких подразделений, договоры подписывались и на бумаге, и в электронном виде, а работа в разных системах усложняла контроль над процессом.
Проект реализовывался в две итерации: сначала разработали функциональность управления договорами и настроили ключевые бизнес-процессы, затем расширили решение интеграциями с корпоративными системами и дополнительными инструментами для работы с документами. Специалисты BPM-EXPERT настроили единое приложение для работы с входящими и исходящими договорами, реализовали 19 маршрутов согласования и подписания документов и внедрили пакетное согласование для ускорения работы с большим объёмом договорной документации.
Для обеспечения сквозного процесса выполнены интеграции с 1С, Контур.Диадок, OnlyOffice и файловым хранилищем Synology. Дополнительно в системе реализованы контроль изменений и интеллектуальное сравнение версий документов с использованием искусственного интеллекта — модуль помогает оперативно выявлять изменения между версиями договора и контролировать соответствие согласованного и подписанного документов.
«В рамках этого проекта мы выстроили полноценный цифровой контур, связав ELMA365 с учётной системой заказчика, корпоративным хранилищем и внешними контрагентами. Наша задача состояла в том, чтобы превратить разрозненные сервисы в единый управляемый процесс, и мы успешно её решили», — отметила Анастасия Сидорова, аналитик BPM-EXPERT.
По итогам проекта PIR Group получила единую цифровую среду, которая охватывает весь жизненный цикл договора — от создания и согласования до подписания и хранения документов. Работа с договорами стала прозрачнее, все ключевые этапы процесса объединены в одной системе. Согласование договоров ускорилось в 3 раза, а процесс сравнения документов сотрудниками — на 91%. Решение интегрировано с 5 системами и сервисами, реализовано 19 маршрутов согласования и подписания.
«На большом объёме договоров согласование становится узким местом: ручная проверка версии от контрагента с согласованной — риск пропустить критичное изменение. Поэтому в решении, помимо автоматизации согласования и подписания договора, сделан акцент на ИИ-проверке версий: система автоматически сопоставляет согласованный внутри компании вариант с документом, полученным от контрагента, и подсвечивает расхождения. Это снимает с сотрудников рутинную проверку, сокращает время на договорную работу и исключает риск подписания условий, которые фактически не проходили согласование», — отметила Александра Лощёнова, Product Owner ELMA365 CSP.
Возврат к списку