Крупнейшей российской организации, объединяющей людей с инвалидностью, Всероссийскому обществу инвалидов, удалось сделать работу с корреспонденцией и процессы обработки внутренней документации более эффективными. Работы по реализации проекта автоматизации в системе Docsvision выполнялись силами сотрудников компании «Смарт-Докс». Теперь вся работа с обращениями граждан, входящими, исходящими письмами и организационно-распорядительными документами полностью происходит в системе электронного документооборота.

Сегодня ВОИ — это более 1,5 млн человек, 24 300 первичных организаций, 2 100 местных и 83 региональные организации. Главная цель ВОИ — содействие инвалидам в осуществлении равных прав и возможностей с другими гражданами Российской Федерации; защита общих прав и интересов инвалидов; содействие в интеграции инвалидов в современное общество. Учитывая специфику деятельности Общества, в т.ч. работу с большим количеством обращений граждан, значительную численность сотрудников и наличие отделений ВОИ в каждом регионе Российской Федерации, в первую очередь было необходимо автоматизировать работу с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения, служебные записки) и корреспонденцией (входящие, исходящие письма).

Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации. Выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision 5, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы.

После аудита существующих процессов ВОИ экспертами «Смарт-Докс» были собраны и систематизированы основные требования, подготовлено и согласовано техническое задание, выполнена настройка решения в инфраструктуре заказчика, после чего проведено тестирование и обучение сотрудников работе в системе. На этапе опытной эксплуатации оказывалась гарантийная поддержка.

Проект был полностью завершён за 2 месяца. По его итогам весь внутренний документооборот ведётся в системе Docsvision: учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование и отслеживание исполнения ОРД (приказов, распоряжений, служебных записок).

Ушла в прошлое проблема поиска документов, т. к. система Docsvision содержит информацию по всей документации, сократились сроки согласования документов, не теряются промежуточные версии документов. Процессы ознакомления сотрудников с приказами или выполнения поручений стали прозрачными.

Значительно сократились сроки рассмотрения и подготовки ответов на поступающие в ВОИ обращения, что является важным моментом с учетом большого объема поступающих писем от граждан и организаций. Сегодня обращения поступают в виде бумажных документов, по электронной почте, а также из раздела «Обращения граждан», поэтому была сделана интеграция сайта с системой Docsvision.

Повысилось качество исполнительской дисциплины во всех подразделениях, теперь роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision. По окончании проекта внедрения руководитель Всероссийского общества инвалидов получает полную картину по работе ВОИ и на практике убедился, что Docsvision делает процесс рассмотрения обращений эффективным — автоматизированы регистрация писем и вынесение резолюции по ним.

В будущем ВОИ и «Смарт-Докс» планируют дальнейшее сотрудничество по части подключения СЭД Docsvision в региональных отделениях общественной организации.

***

Компания «ДоксВижн» — создатель и разработчик системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Входит в ТОП-3 самых популярных российских СЭД/ECM-платформ в России (TAdviser, декабрь 2018 г.). С 2005 года клиентами «ДоксВижн» стали 1500 коммерческих предприятий и государственных организаций в России и странах ближнего зарубежья, в т.ч. Министерство экономического развития РФ, предприятия «Роснефти», компания «АЛРОСА» и др.

В 2016 году СЭД Docsvision включена в Единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи РФ. Компания является членом АРПП «Отечественный софт». Топ-менеджеры компании входят в состав ведущих отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в т.ч. на государственном уровне.

Продажи и внедрения СЭД/ECM-системы Docsvision осуществляет сеть сертифицированных партнеров во всех регионах России — около 100 компаний. Партнёрская программа «ДоксВижн» признана одной из лучших среди разработчиков ПО (в 2017 г. — № 2 в рейтинге «Лучшая партнерская программа в ИТ» от ABD, в 2018 г. — в лидерах исследования «Партнерские программы вендоров СЭД/ECM» от TAdviser).

Компания «Смарт-Докс» (г. Москва) — партнёр «ДоксВижн», имеет статус Docsvision Certified Solution Partner. Компанией успешно реализованы проекты внедрения решений на базе Docsvision для автоматизации внутренних задач компаний различного масштаба и отраслевой принадлежности.