Согласование документов через электронную почту – это катастрофа! К такому выводу пришли специалисты компании «ГрафТех» на основе многолетнего опыта внедрений. Их статистика показывает, что 65% ошибок в технической документации происходят не при создании схем, а именно при их согласовании. Простой пример: проектировщик подготовил инженерную схему для крупного федерального проекта и начал процесс согласования. Количество руководителей разного уровня и направлений огромное, каждый общается удобным ему способом — в почте, в мессенджере, через правки в документе на облаке. В итоге из-за путаницы в актуальных версиях и правках уже почти готовую работу приходится делать заново, что тормозит сроки проекта и грозит неустойкой как с заказчиком, так и с подрядчиками. Во времена кризиса и экономической нестабильности это может нести самые катастрофичные последствия.
Компания «ГрафТех» — ведущий российский разработчик в области деловой и технической графики с 30-летним опытом — сама столкнулась с подобными проблемами в своих кросс-командных коммуникациях. В ходе разработки своего флагманского продукта, редактора схем и бизнес-графики «Автограф», и активного ведения проектов по внедрению в крупных компаниях сотрудники, заметив первые признаки проблем, стали разрабатывать собственный софт для их решения. Начав с создания системы для централизованного хранения и согласования, разработчики добавили в продукт поддержку схем из собственного редактора «Автограф» и других популярных форматов документов.
Долгое время для решения таких задач российский бизнес использовал зарубежные продукты – Microsoft SharePoint или кастомизированную связку Jira и Confluence, но в современных реалиях эти инструменты больше не доступны, а если и продолжают использоваться, то требуют больших усилий по решению проблем с лицензиями. Более того, для организаций, попадающих под действие законодательства о критической информационной инфраструктуре (КИИ), вообще запрещено закупать и использовать иностранный софт. Можно попробовать создать систему хранения и согласования документов на российской системе 1С. Однако такой путь, как и в случае с продуктами Microsoft и Atlassian, будет дорог и сложен, так как все эти решения не позволяют начать работу сразу «из коробки», а требуют дополнительной профессиональной настройки. В противном случае их внедрение будет бесполезным принуждением команд к работе в перегруженных и неудобных интерфейсах.
Сегодня «ГрафТех» представляет «ГрафДок» — инструмент, замыкающий полный цикл работы с технической документацией: от создания схемы до её согласования, версионирования и архивирования. На текущий момент «ГрафДок» реализован как модуль редактора «Автограф», что позволяет пользователям получать всю функциональность согласования без переключения между разными программами. Его древовидная структура с интуитивной навигацией и умным поиском позволяет решить проблему постоянной пересылки документов между сотрудниками, а функции отслеживания версионности и согласования делают процесс работы прозрачным как для исполнителей, так и для руководителей. Документ больше не существует как файл на чьём-то рабочем столе: он живёт в системе, где видно, кто его создал, кто согласовал, какая версия актуальная и почему предыдущая была отклонена. «ГрафДок» создавался в коммуникации с реальными заказчиками, и поэтому в нём реализованы импорт документации из уже имеющихся СЭД и ERP, а также учтены особенности различных сторонних систем, которые могут быть использованы в построении маршрутов согласования внутри организации или с внешними контрагентами.
В ходе пилотных проектов предрелизной версии «ГрафДок» было выявлено, что за счёт единого источника актуальных версий и исключения работы с устаревшими документами на 65% сократилось количество ошибок. Кроме того, сотрудники стали тратить на 40% меньше времени на согласование. Помимо измеримых преимуществ использования системы, клиенты «ГрафТеха» также отметили снижение рисков утраты критически важной документации, соблюдение требований информационной безопасности и увеличение общей операционной эффективности. В кризисные времена бизнес должен уметь быстро адаптироваться, внедрять необходимые изменения и минимизировать задержки в производственных процессах — и всё это можно быстро реализовать с помощью внедрения таких систем, как «ГрафДок».
Возврат к списку